Indien uw werkelijke kosten hoger zijn dan het forfait, is het cruciaal om alle kosten te benutten. Een opsomming van de opties? Is het gunstiger om uw daadwerkelijke beroepskosten op te voeren? Houd er echter rekening mee dat als u uw werkelijke beroepskosten aantoont, u geen ontheffing meer krijgt van (een deel van) de vergoeding voor uw woon-werkverkeer. Let wel, kosten die uw werkgever of uw onderneming vergoedt, mag u niet opvoeren als werkelijke beroepskosten. Als u iets zowel privé als voor uw beroep gebruikt, moet u dit opsplitsen en enkel het beroepsgedeelte fiscaal opvoeren. Hier is een opsomming van de meest voorkomende beroepskosten
1. Woon-werkverkeer
Uw dagelijkse reis van en naar het werk wordt gezien als een beroepskost. De fiscale aftrekbaarheid is afhankelijk van het vervoermiddel dat u gebruikt. Als u verschillende vervoermiddelen gebruikt, kunt u de verschillende aftrekregelingen combineren. Let wel, voor alle andere vervoermiddelen dan uw auto moet u hetzelfde kostenmodel kiezen: ofwel het forfait per kilometer, ofwel de werkelijke kosten.
Eigen auto of deelauto
Zelfs als u uw werkelijke beroepskosten aantoont, mag u voor uw woon-werkverkeer slechts 15 cent per kilometer opvoeren. Alleen het volledige bedrag aan rente op een autolening kan daar bovenop komen.
De berekening is als volgt: 0,15 euro per kilometer x het aantal kilometers van een enkele reis x het aantal reizen per dag x het aantal werkdagen voor dat jaar. Er is geen kilometerbeperking per dag.
U hoeft niet noodzakelijk de kortste route naar het werk te nemen. Het moet de ‘normale’ route zijn, rekening houdend met factoren zoals afstand, verkeersdrukte, aard van de weg en duur van de verplaatsing. Als u bijvoorbeeld tijdens de lunchpauze thuis gaat eten, kunt u ook die reis meetellen. Een omweg om de kinderen naar school te brengen wordt gezien als een privéverplaatsing en mag dus niet worden meegerekend.
Het is niet verplicht dat het voertuig op uw naam geregistreerd staat. Het kan eveneens het voertuig van uw echtgenoot of wettelijk samenwonende partner zijn, of dat van uw ouders. Dezelfde voorwaarden zijn van toepassing op deelauto’s, zoals Cambio of Poppy.
Zakelijke auto
Indien u kosteloos een bedrijfsauto – met of zonder tankkaart – van uw werkgever of bedrijf ter beschikking heeft, kunt u 15 cent per kilometer declareren. Er is echter een limiet: de beroepskosten mogen nooit hoger zijn dan het belastbaar voordeel van alle aard (het forfait waarop de belasting voor privégebruik wordt berekend), verhoogd met een eventuele eigen bijdrage voor privégebruik.
Motorfiets
Motorrijders hebben opties. Ze kunnen kiezen voor 15 cent per kilometer, met een maximum van 100 kilometer per enkele reis, of voor de totale financieringskosten.
Er is ook de mogelijkheid om de daadwerkelijke beroepskosten voor 100 procent af te trekken. Deze omvatten onder andere brandstofkosten, wegenbelasting, verzekeringskosten, onderhouds- en reparatiekosten, specifieke motorkleding, een motorslot en -koffer. De gebruikelijke afschrijvingstermijn voor een nieuwe motor is vijf jaar (drie jaar voor een tweedehands motor), en voor de uitrusting is dat drie jaar.
Openbaar vervoer
U heeft de keuze tussen de werkelijke kosten van een trein-, tram- of busabonnement, of een kostenforfait van 15 cent per kilometer, met een maximum van 100 kilometer per enkele reis.
(Bedrijfs)fiets
Indien u met uw eigen (elektrische) fiets, speedpedelec of deelfiets naar het werk rijdt, kunt u kiezen tussen een kostenforfait van 27 cent per kilometer of de daadwerkelijk gemaakte kosten. De werkelijke kosten omvatten onder andere onderhouds- en reparatiekosten, afschrijving van de fiets (minimaal 3 jaar, meestal 5 jaar), een helm, fietskleding, (hand)schoenen, slot, financiering en pechhulp. Deze regel is ook van toepassing op een bedrijfsfiets die door uw werkgever of bedrijf ter beschikking wordt gesteld, mits de werkgever niet verantwoordelijk is voor het onderhoud.
Essentieel: de voorschriften met betrekking tot de fietsvergoeding zijn sinds 1 januari 2024 aangepast. Dit is relevant voor de belastingaangifte die u volgend jaar zult doen. Werkgevers mogen tot 35 cent per kilometer betalen zonder sociale en fiscale lasten, met een jaarlijks maximum van 3.500 euro. Echter, de fietsvergoeding zal alleen nog vrijgesteld zijn voor degenen die kiezen voor de forfaitaire beroepskosten en niet meer voor degenen die kiezen voor de werkelijke beroepskosten.
Te voet
Indien u te voet naar uw werk gaat, kunt u 15 cent per kilometer aftrekken. Hoewel minder gangbaar, kunt u er ook voor kiezen om uw werkelijke kosten – zoals schoenen en een regenjas – volledig af te trekken.
Taxi
Taxikosten zijn voor 75 procent aftrekbaar.
2. Zakelijke reizen
Rijdt u voor uw werk naar klanten, een vergadering buiten het kantoor of een externe training? Ook voor zakelijke reizen tijdens de werkuren variëren de werkelijke beroepskosten afhankelijk van het vervoermiddel.
Eigen auto
De rente op een autolening en de kosten voor een laadstation voor een elektrische of hybride auto zijn volledig aftrekbaar.
Voor de overige kosten is het aftrekpercentage afhankelijk van de CO2-uitstoot van uw auto. Denk aan de afschrijving van uw auto (meestal over vijf jaar), verzekeringspremie, brandstof- en onderhoudskosten, verkeersbelasting, parkeerkosten, technische controle, carwash, huur of afschrijving van een parkeerplaats/garage, sleepkosten en pechhulp.
Het aftrekpercentage wordt berekend volgens de formule: 120 procent – (0,5 procent x coëfficiënt x aantal gram CO2 per kilometer). De coëfficiënt is 1 voor auto’s die alleen op diesel rijden, 0,90 voor auto’s op aardgas met een fiscale pk van niet meer dan 12 en 0,95 voor alle andere. Het berekende aftrekpercentage kan niet lager zijn dan 50 procent en niet hoger dan 100 procent. Dat hoogste percentage geldt voor elektrische auto’s.
Op de algemene regel zijn er enkele uitzonderingen:
- Auto’s waarvoor de aankoop- of leasecontracten voor 1 januari 2018 zijn ondertekend, behouden een minimale aftrek van 75 procent.
- Hybride voertuigen die vanaf 1 januari 2023 zijn gekocht, hebben een beperkte brandstofkostenaftrek van 50 procent, terwijl de kosten voor elektriciteit volledig aftrekbaar blijven.
- De belastingdienst maakt een onderscheid tussen ‘ware’ en ‘valse’ hybride voertuigen, die een combinatie van een verbrandings- en een elektrische motor hebben.
‘Valse’ hybriden, waarvan de CO2-uitstoot op papier lager is dan de werkelijke uitstoot vanwege een vaak ontoereikende batterijcapaciteit, vallen onder specifieke regels. Dit betreft voertuigen met een elektrische batterij met een energiecapaciteit van minder dan 0,5 kWh per 100 kilogram wagengewicht, of een uitstoot van meer dan 50 gram CO2 per kilometer. Voor deze voertuigen, die na 1 januari 2018 zijn gekocht, geleased of gehuurd, wordt de CO2-uitstoot van het overeenkomstige model met alleen een diesel- of benzinemotor gebruikt. Als er geen vergelijkbaar voertuig is, wordt de uitstootwaarde van de plug-inhybride auto vermenigvuldigd met 2,5.
Voor vervuilende auto’s met een CO2-uitstoot van meer dan 200 gram per kilometer of waarvan geen CO2-uitstootgegevens bekend zijn bij de Dienst voor Inschrijvingen van Voertuigen (DIV), is het aftrekpercentage beperkt tot 40 procent, ongeacht de aankoopdatum.
De autobelasting zal de komende jaren ingrijpend worden herzien. Vanaf 1 januari 2026 zullen alleen nog emissievrije auto’s fiscaal aftrekbaar zijn. Voor auto’s met een verbrandingsmotor die tussen 1 juli 2023 en 31 december 2025 zijn gekocht, gehuurd of geleased, is er een overgangsregeling.
Bedrijfsauto
Indien u een bedrijfsauto met tankkaart bezit, kunt u geen autokosten voor zakelijke ritten aftrekken. Als u geen tankkaart heeft, kunt u de brandstofkosten wel aftrekken.
Motor, openbaar vervoer, (bedrijfs)fiets, deelfiets en lopen
De daadwerkelijke kosten zijn volledig aftrekbaar als beroepskosten.
Taxi
75 procent van de taxikosten is aftrekbaar.
3. Openbaar oplaadpunt
Er is een tijdelijk verhoogde aftrek voor eenmanszaken en bedrijven die investeren in een openbaar oplaadpunt voor elektrische auto’s. Voor investeringen gedaan tussen 1 september 2021 en 31 maart 2023 was er een verhoogd afschrijvingspercentage van 200 procent voor het oplaadpunt en de extra kosten die samen met het oplaadpunt worden afgeschreven, zoals bedrading en aanpassing van de elektriciteitscabine. Voor investeringen gedaan vanaf 1 april 2023 tot en met 31 augustus 2024 is dit percentage 150 procent.
Het oplaadpunt moet wel aan bepaalde voorwaarden voldoen. Het moet openbaar toegankelijk zijn, zodat iedereen er kan opladen. Daarnaast moet het een ‘slim’ station zijn, dat digitaal verbonden is met een beheersysteem dat de laadtijden en het laadvermogen regelt. De laadinfrastructuur moet lineair worden afgeschreven over minimaal vijf belastbare perioden.
De kostenaftrek kan niet worden gecombineerd met een investeringsaftrek. Let op, als u de kosten voor een oplaadpunt opvoert als werkelijke beroepskosten, kunt u geen belastingvermindering aanvragen voor dezelfde kosten. De kosten kunnen echter worden opgesplitst, zodat een deel van de kosten als werkelijke beroepskosten wordt beschouwd en voor het resterende deel een belastingvermindering kan worden aangevraagd.
4. Kantoorpand
Een kantoor, winkel of bedrijfspand is een beroepskost. Wat u kunt aftrekken, varieert afhankelijk van of u het pand huurt of eigenaar bent.
Huurders kunnen (een deel van) de betaalde huur aftrekken. Nieuw dit jaar is dat in vak XIII de code 1072/2072 moet worden aangevinkt én dat er een bijlage 270 MLH bij de belastingaangifte moet worden toegevoegd.
Eigenaren hebben de mogelijkheid om (een gedeelte van) de onroerendgoedbelasting, gemeente- en provinciale belastingen en de rente van een hypotheeklening in te brengen. Het gebouw kan over een periode van 33 jaar worden afgeschreven, echter is het afschrijven van de grond niet mogelijk. Additionele kosten, zoals notariskosten, vergoedingen voor architecten en registratiebelasting, kunnen ofwel in één keer als aftrekbare bedrijfskosten worden opgenomen, ofwel samen met het gebouw worden afgeschreven.
Andere kosten die gerelateerd zijn aan het gebouw, zoals premies voor brand- en diefstalverzekering, verwarmingskosten, elektriciteitskosten, waterkosten en onderhoudskosten, zijn ook bedrijfskosten.
Voor zelfstandige ondernemers en vrije beroepen is er een verhoogde aftrek van 120 procent voor specifieke beveiligingskosten.
Als u slechts een gedeelte van het gebouw voor professionele doeleinden gebruikt, geldt er een beperking in verhouding tot de oppervlakte, en dient u een onderscheid te maken tussen het privé- en zakelijke gedeelte. Wat u kunt inbrengen voor een thuiskantoor, vindt u hier.
5. Kantoorbenodigdheden
Kleine kantoorbenodigdheden, zoals papier, schrijfwaren, onderhoudsproducten, telefoon- en internetkosten, kunnen volledig worden ingebracht, mits ze volledig betrekking hebben op uw professionele activiteiten.
Computers, software, mobiele telefoons en meubels moeten worden afgeschreven, meestal tegen een jaarlijks afschrijvingspercentage van 33 procent.
6.Personeel
De kosten voor personeel, studentenjobs, een meewerkende partner en dergelijke worden beschouwd als 100 procent bedrijfskosten. Ze omvatten onder andere salarissen, sociale lasten, werkgeversbijdragen en -premies voor aanvullende verzekeringen, pensioenpremies en RSZ-bijdragen.
Wees echter voorzichtig als u uw kinderen in uw bedrijf laat werken: in dat geval kunnen ze mogelijk niet langer fiscaal ten laste zijn.
7.Honoraria en fiscaal advies
De kosten van een juridisch adviseur, accountant of boekhouder kunnen alleen worden afgetrokken als deze verband houden met uw professionele activiteiten. Het moet dus aantoonbaar zijn dat deze uitgaven zijn gedaan of gedragen om belastbaar inkomen te genereren of te behouden. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op kosten voor boekhouding, loonstroken en administratie van sociale zekerheidsverplichtingen. Er is debat over de kosten voor fiscaal advies.
8.Eetgelegenheden
Een zakelijke maaltijd is voor 69 procent aftrekbaar.
9.Vakbladen
Alleen als er een directe relatie is met uw beroep, kunt u de aankoop van boeken, tijdschriften, magazines en dergelijke aftrekken. In de praktijk wordt de aftrek van kranten vaak afgewezen.
10.Extra opleiding
Om een extra opleiding, studiereis, buitenlands congres en seminarie fiscaal af te trekken, moet er een verband zijn met uw huidige professionele activiteit. Een opleiding die een carrièreverandering mogelijk maakt, zal door de belastingdienst worden afgewezen.
11.Promotie
De kosten voor promotieartikelen, zoals pennen, aanstekers, agenda’s, kalenders en dergelijke, zijn in principe volledig aftrekbaar. Dit geldt ook voor sponsoringkosten, mits u kunt aantonen dat ze bijdragen aan de groei van uw bedrijf. Abonnementen voor sportieve of culturele evenementen zijn ook 100 procent aftrekbaar.
12.Receptiekosten of relatiegeschenken
Relatiegeschenken en receptiekosten voor het ontvangen van (potentiële) klanten, leveranciers, zakelijke contacten en andere personen in uw pand of elders (niet in een restaurant) kunt u voor 50 procent aftrekken. Receptiekosten omvatten bijvoorbeeld de kosten voor een cateraar, dranken en voedsel, bloemen, afschrijving van huur van de locatie en meubilair, en loon voor receptiepersoneel.
13.Specifieke beroepskleding
Specifieke beroepskleding, zoals een toga voor een advocaat, een verpleegstersuniform, een veiligheidshelm of -schoenen, kunt u volledig aftrekken. Gewone stadskleding zal nooit als een beroepskost worden geaccepteerd.
14.Verzekering gewaarborgd inkomen
Enkel het premiecomponent dat economische invaliditeit dekt, wordt geclassificeerd als een beroepskost. Extra verzekeringen voor ziekenhuisopname of speciale services (zoals medisch vervoer, gezinshulp, enz.) zijn niet aftrekbaar.
15.Lidgelden
Ledenbijdragen aan een beroepsorganisatie, vakbondscontributies en dergelijke worden uitsluitend als beroepskosten beschouwd als er een directe relatie bestaat met uw beroepsactiviteiten. U mag de contributie van een serviceclub niet aftrekken.
16.Huur tweede verblijf
Indien uw werkgever u verplicht om dichter bij uw werk te wonen, of als u zelf besluit om zo een abnormaal lange en lastige dagelijkse reis te vermijden, worden de kosten voor dat tweede huis of flat gezien als beroepskosten. Wees u ervan bewust dat er al veel geschillen over deze kwestie met de belastingdienst voor de rechter zijn gebracht.
Bron: De Tijd – Petra De Rouck