Veel werknemers keren in september terug naar de werkvloer na maanden thuiswerk. Al zal dat doorgaans niet meer voltijds zijn. Structureel telewerk wordt het nieuwe normaal. Maar hoe gaat dat in zijn werk? Hebt u recht op een kostenvergoeding? Of krijgt u overuren betaald?
Tijdens de coronacrisis werd massaal – bepaalde periodes verplicht – van thuis uit gewerkt. Daar komt deze maand verandering in. Telewerk wordt, behalve in Brussel, niet langer sterk aanbevolen door de overheid. ‘Of en wanneer een werknemer op de werkvloer wordt verwacht, hangt af van de collectieve en individuele afspraken die golden voor de coronacrisis’, zegt Stijn Demeestere, advocaat arbeidsrecht bij Deloitte Legal.
‘Bestaat met de werknemer geen regeling over structureel thuiswerk, dan kan de werkgever vragen weer elke dag naar kantoor te komen. Al moet voorbehoud gemaakt worden voor de bedrijven die niet de maatregelen kunnen nemen om de veiligheid van de werknemers te garanderen.’ De anderhalve meter afstand – of als dat niet lukt een mondmasker – blijft de norm op de werkvloer.
Bij het opheffen van de aanbeveling voor telewerk vroeg de overheid wel dat bedrijven telewerk structureel verankeren. ‘Structureel’ betekent dat geregeld, bijvoorbeeld twee of drie dagen per week, niet op kantoor wordt gewerkt, maar van thuis uit of een andere locatie. ‘Vooral grote bedrijven hebben een regeling voor structureel telewerk. Andere, vaak kleinere bedrijven zijn nog een kader aan het uitwerken en kunnen in de tussentijd occasioneel thuiswerk toestaan’, zegt Alexis Ceuterick, partner bij KPMG Law. Aan structureel telewerk zijn een aantal spelregels gekoppeld. Een overzicht.
1 Vrijwillig karakter staat centraal
‘It takes two to tango’, zegt Demeestere. ‘Telewerk is altijd gebaseerd op vrijwilligheid. Een werkgever kan thuiswerk niet zomaar opleggen, net zoals een werknemer het niet zomaar kan opeisen.’ De vrijwilligheid is verankerd in de collectieve arbeidsovereenkomst (cao 85) die het structureel en regelmatig telewerk regelt. De cao is van toepassing op alle bedrijven die structureel thuiswerk organiseren.
2 Schriftelijk document is in theorie verplicht
‘Die cao verplicht dat een schriftelijke overeenkomst opgesteld moet worden voor elke telewerker afzonderlijk. Soms wordt ook in collectieve regelingen voorzien, bijvoorbeeld in een collectieve arbeidsovereenkomst. Het best bepaal je de telewerkplek, de frequentie en de periode van het telewerk, wanneer de werknemer bereikbaar moet zijn en een eventuele kostenvergoeding’, zegt Ceuterick.
“Bindende afspraken zijn alleen mogelijk in een individuele telewerkovereenkomst.Maar een schriftelijk document wordt zelden opgesteld.“
Bekende voorbeelden van bedrijven die een cao met hun personeel sloten, zijn Telenet en Proximus. In beide bedrijven kan het personeel tot maximaal 60 procent vanop afstand werken. ‘Een ondernemings-cao of een telewerkpolicy kan alleen algemene voorwaarden en modaliteiten bepalen, maar kan de werknemers niet verplichten te telewerken’, zegt Demeestere. ‘Bindende afspraken kunnen alleen verankerd worden in een individuele telewerkovereenkomst. Maar bedrijven zijn terughoudend. Er wordt zelden een schriftelijk document opgesteld. Meestal blijft het beperkt tot een algemene telewerkpolicy. In theorie riskeert de werkgever dan een administratieve geldboete, maar in de praktijk loopt het niet zo’n vaart.’
Het telewerk kan ook beëindigd worden. ‘In principe kan zowel de werkgever als de werknemer een einde stellen aan het telewerk wanneer hij dat wil. Het is daarom goed dat een telewerkovereenkomst regels bevat over een terugkeer naar het kantoor en een eventuele overgangsperiode’, zegt Pascale Moreau van PwC Legal.
3 Vergoeding voor thuiskantoor kan, maar moet niet
Uw werkgever moet het werkmateriaal dat u nodig hebt ter beschikking stellen, installeren en onderhouden. Voor structureel telewerk zijn een laptop en een internetverbinding het minimum. ‘Als een werknemer eigen materiaal gebruikt, zal de werkgever een vergoeding betalen’, zegt Olivier Vanneste, verloningsspecialist bij KPMG. Daarvoor gelden forfaitaire bedragen: 20 euro per maand voor de internetverbinding, 20 euro voor het gebruik van de privé-pc en 5 euro voor een accessoire (zoals een tweede scherm of printer, met een maximum van 10 euro).
Thuiswerken brengt ook extra kosten met zich mee: het gebruik van een ruimte, verwarming en verlichting, onderhoud, kosten van kleine kantoorbenodigdheden, maar ook koffie en water. ‘Een werkgever kan maar is niet verplicht daarvoor een kostenvergoeding te betalen’, zegt Vanneste. Een thuiswerkvergoeding tot 129,48 euro is vrij van bedrijfsvoorheffing en socialezekerheidsbedragen, voor zover ze betaald wordt aan werknemers die op maandbasis gemiddeld één dag per week thuiswerken. Voor de maanden april tot september 2021 is het bedrag tijdelijk opgetrokken tot 144,31 euro. Aan een deeltijdse werknemer kan hetzelfde bedrag betaald worden.
“Veel werkgevers willen vermijden dat hun werknemer op een slechte stoel aan de keukentafel werkt en voorzien in een tussenkomst bij de aankoop van kantoormeubilair.“
‘De thuiswerkvergoeding kan boven op andere kostenvergoedingen komen. Denk aan de terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever, vergoedingen voor representatiekosten, een garage, carwash of parking’, vervolgt Demeestere. ‘Tal van bedrijven grijpen het telewerk aan om hun kostenvergoedingen te herzien, zonder dat de werknemer daardoor slechter af is. Zo kan een representatievergoeding verminderd worden en een telewerkvergoeding betaald worden.’
‘Veel werkgevers gaan nog een stap verder en denken aan een ergonomische en gezonde thuiswerkplek. Ze willen vermijden dat hun werknemer op een slechte stoel aan de keukentafel werkt en voorzien in een tussenkomst bij de aankoop van kantoormeubilair en van computermateriaal’, zegt Vanneste. Voorbeelden zijn een bureaustoel, -tafel, -kast, -lamp, tweede scherm, toetsenbord, muis of hoofdtelefoon.
‘Er is een limitatieve lijst van materiaal dat de fiscus en de sociale zekerheid aanvaarden als terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever. Er moeten ook een aantal voorwaarden voldaan zijn. Het moet gaan om gelijkaardig materiaal als op kantoor en er moet rekening gehouden worden met een minimumgebruiksduur. Bijvoorbeeld tien jaar voor een bureaustoel en drie jaar voor een scherm. Luxeartikelen zoals designstoelen of gamingschermen worden niet aanvaard’, merkt Vanneste op.
‘De werkgever kan op verschillende manieren tussenkomen. Hij kan een bepaald type bureaustoel ter beschikking stellen of werknemers de vrije keuze laten. De factuur kan (gedeeltelijk) worden terugbetaald, in één keer of gespreid in de tijd. Ten slotte kan de aankoop van kantoormeubilair kaderen in een cafetariaplan, waarin een werknemer een deel van zijn loonpakket flexibel kan invullen.’
4 Flexibele arbeidstijden zijn perfect mogelijk
‘Wie telewerkt, mag zijn dag naar eigen goeddunken inplannen. Iets vroeger beginnen en stoppen met werken kan perfect’, zegt Moreau. ‘De telewerkovereenkomst legt best vast welke uren een werknemer bereikbaar moet blijven.’ Presteert u overuren tijdens het telewerk? ‘In principe is er geen recht op uitbetaling van overuren of op inhaalrust’, weet Moreau.
Kan een werkgever mij verplichten om naar kantoor te komen op een dag dat ik normaal thuiswerk? ‘Dat kan als uw werkgever meent dat uw aanwezigheid noodzakelijk is voor de bedrijfscontinuïteit. Denk aan teamvergaderingen, klantenmeetings of evaluatiegesprekken’, zegt Jessica De Bels van PwC Legal. ‘Ook hier kan een goed uitgewerkte policy zijn nut bewijzen. Die kan aangeven op welke momenten een werknemer – in strijd met gemaakte afspraken – toch naar kantoor moet komen.’
5 Geen vergoeding meer voor woon-werkverkeer bij telewerk
Veel werknemers krijgen een vergoeding voor hun woon-werkverkeer of een terugbetaling van het openbaar vervoer. Maar bij thuiswerk is er geen woon-werkverkeer. ‘In dat geval moet de werkgever geen vergoeding voor woon-werkverkeer betalen. Sterker zelfs, als ze toch wordt betaald, bestaat het risico dat de vergoeding bestempeld wordt als loon. Dan zijn bedrijfsvoorheffing en sociale zekerheidsbijdragen verschuldigd’, zegt Sandra De Weerd van PwC.
6 Extralegale voordelen blijven onveranderd
“Als u telewerkt, staat de bedrijfswagen vaker op de oprit. Dat heeft geen onmiddellijke gevolgen, maar die zijn op de langere termijn niet uitgesloten.“
Ook al staat de bedrijfswagen bij telewerk veel meer op de oprit, dat heeft geen onmiddellijke gevolgen. ‘Er is geen verplichting om een bedrijfswagen professioneel te gebruiken’, zegt Vanneste. ‘Het privégebruik wordt belast, ongeacht het professioneel gebruik en het aantal gereden kilometer. Het belastbaar voordeel van alle aard blijft dus ongewijzigd.’
Al zijn gevolgen op de langere termijn niet uitgesloten. ‘Thuiswerk en mobiliteit zijn met elkaar verbonden’, zegt Bart Lombaerts van PwC Tax Consultants. ‘Door het thuiswerk en de druk om de wagenparken te vergroenen herbekijken almaar meer bedrijven hun carpolicy. Ze willen ook alternatieve vervoersmiddelen aanbieden.’
7 Ongeval op weg naar crèche of winkel kan verzekerd zijn
Ongelukkig van de trap gevallen of over het tapijt gestruikeld? Bij een ongeval tijdens de werkuren op de telewerkplek is er een wettelijk vermoeden dat het gaat om een arbeidsongeval. De arbeidsongevallenverzekering van de werkgever betaalt dan een gewaarborgd inkomen tijdens de arbeidsongeschiktheid. ‘Ook verkeersongevallen tijdens kleine verplaatsingen zoals naar een lunch, de winkel, de crèche of de school van de kinderen tijdens de werkuren kunnen voor telewerkers gedekt zijn door de arbeidsongevallenverzekering’, zegt Ceuterick.