Terugbetaling forfaitaire onkosten

De Dienst Voorafgaande Beslissingen (DVB) van de FOD Financiën stelde blijkbaar voldoende “dubbel gebruik” vast om te beslissen dat de forfaitaire terugbetalingen van kosten door een professionele vennootschap (management, eenpersoons of andere) aan haar zaakvoerder(s), enig aandeelhouder of meerderheidsaandeelhouder(s), zich zullen beperken tot 15 euro per maand voor parkingkosten lager of gelijk aan 10 euro, tot 15 euro per maand voor carwashkosten (voor zover het gaat over een bedrijfsvoertuig, in hoofdzaak gebruikt voor beroepsgebruik) en tot 20 euro per maand voor kleine representatiekosten lager of gelijk aan 5 euro.

De terugbetaling van hierboven niet vermelde kosten kan steeds worden toegestaan op basis van werkelijke stukken, met dien verstande uiteraard dat de forfaitaire kosten zoals hierboven bepaald niet meer het voorwerp kunnen uitmaken van enige terugbetaling op basis van werkelijke stukken.

Terugbetaling van forfaitaire kosten RSZ

De RSZ staat de terugbetaling op forfaitaire basis enkel toe indien de werkgever kan aantonen dat het in feite onmogelijk is om het bedrag van de werkelijke kosten te bepalen, of wanneer zijn raming of zijn terugbetaling praktische problemen geeft, te wijten aan problemen van bewijs of het houden van een administratie of boekhouding die buiten proportie is in verhouding tot de terug te betalen bedragen. Men moet dan ook aantonen dat de forfaitaire vergoeding overeenstemt met de werkelijke uitgaven.

De RSZ heeft in zijn instructies een lijst van de verschillende posten gepubliceerd waarvoor de RSZ een forfaitaire raming aanvaardt, en tevens de bedragen en de voorwaarden waarin zij mogen worden toegepast.

De RSZ herinnert eraan dat het moet gaan om forfaits die geacht worden werkelijk gemaakte kosten te dekken. Op vraag van de RSZ zal de werkgever dus zijn systeem van kostenvergoeding moeten kunnen motiveren door, indien gevraagd, geschreven documenten zoals het arbeidsreglement, dienstnota’s of bijlagen aan de arbeidsovereenkomst voor te leggen en aan te tonen dat wanneer hij één van de in de tabel opgenomen forfaits toekent, het om een werknemer gaat voor wie de erdoor beoogde kost plausibel is in het raam van zijn functieomschrijving en werkomstandigheden.