Het geregistreerd kassassysteem, in de volksmond ook wel de witte kassa genoemd, is ondertussen al een tijd verplicht in de horeca. Toch bestaan er nog heel wat onduidelijkheden. Moeilijkheid blijft het onderscheid tussen het leveren van spijs en drank en het verrichten van een catering- of restaurantdienst.

Wanneer een belastingplichtige spijs en drank verkoopt (aan een consument), kan deze handeling op twee manieren bekeken worden: (1) als de levering van een goed, (2) als het verrichten van een restaurant- of cateringdienst.
Waarom is het onderscheid belangrijk?

• Het tarief: bij het verrichten van catering- of restaurantdiensten is er 12 % btw verschuldigd op het eten en 21 % op de drank, bij een levering van een goed (etenswaren) is het verlaagd tarief van 6 % meestal verschuldigd.
• De lokalisatieregels: waar vindt de handeling plaats, waar is de btw verschuldigd.
• Voor de witte kassa is het van belang om te beoordelen of de omzetdrempel van 25.000 euro wordt bereikt. Een belastingplichtige die onder deze drempel blijft, moet de witte kassa niet gebruiken.

De circulaire spreekt van ‘een ruimte’ van de belastingplichtige. Dat kan zowel binnen als buiten zijn. De ruimte hoeft geen eigendom zijn van de belastingplichtige, ook een gehuurde ruimte telt.

Als de belastingplichtige een ruimte  binnen  heeft, waarbij de klanten deze infrastructuur gebruiken en hun eten ter plaatste verbruiken, gaat het om een restaurantdienst. Het speelt geen rol dat er enkel standaardspijzen verkrijgbaar zijn, dat de inrichting tijdelijk of verplaatsbaar is of hoe comfortabel de inrichting is, …
Als de klanten het eten en drinken  buiten  consumeren, kan er ook sprake zijn van een restaurantdienst. Maar enkel als de uitbater één of meerdere (sta)tafels of een uitklapbare toog voorziet, en daarnaast minstens nog één extra dienst aanbiedt:

• een bijkomend infrastructuurelement die de consumptie ter plaatse aangenamer maakt zoals parasols, sfeermuziek, tafelbekleding
• mogelijkheid tot zitten
• bediening aan tafel.

Als er geen bijkomende diensten worden aangeboden, wordt het aanbod van dranken en/of spijzen gezien als de loutere levering van een goed.
Als de uitbater zowel een ruimte binnen als buiten heeft, wordt voor iedere handeling apart geoordeeld of aan de voorwaarden is voldaan.

De belastingplichtige levert eten en drinken op een andere plaats

De situatie is anders wanneer de belastingplichtige op een andere plaats (bij de klant thuis of op een door de klant gekozen locatie) spijzen en dranken levert. Denk daarbij aan een traiteur, foodtruck of kok aan huis. Ook deze handeling kan een dienst zijn of de loutere levering van een goed. Wanneer de belastingplichtige enkel spijzen en dranken levert, zonder verdere tussenkomst, doet hij een gewone levering van goederen. Wanneer er ook menselijke tussenkomst is van de belastingplichtige, wordt de handeling een cateringdienst:

• bereiding/verwarmen van de spijzen ter plaatse serveren van de maaltijden,
• achteraf afruimen van tafels, afwas
• schikking van het buffet.

Het moet hierbij wel gaan om een menselijke tussenkomst door de belastingplichtige zelf, niet van een derde. Het gaat dan wel om een echte derde: er zou immers misbruik kunnen voorkomen wanneer een verbonden derde (bv. een dochteronderneming van de cateraar) de tussenkomst zou verzorgen. Op die manier zou een cateraar op kunstmatige wijze ervoor kunnen zorgen dat zijn diensten niet worden meegeteld voor de omzetdrempel van 25.000 euro