Binnenlandse dienstreizen van meer dan vijf uur

De forfaitaire vergoeding is bedoeld voor wie op dienstreis gaat, dat wil zeggen een verplaatsing van meer dan vijf uur waarbij men prestaties levert buiten de onderneming. Als de werknemer naar een locatie gaat waar hij tijdens het jaar veertig dagen of meer werkt, wordt die plek als de vaste plaats van tewerkstelling gezien. Voor die verplaatsingen kan hij geen dagvergoeding meer krijgen. De forfaitaire dagvergoeding is er voor bedrijfsleiders en werknemers, maar niet voor zelfstandigen: zij moeten steeds hun werkelijke kosten bewijzen.

Buitenlandse dienstreizen van tien uur tot dertig dagen

Ook voor buitenlandse dienstreizen kan een forfaitaire dagvergoeding aan de werknemer of bedrijfsleider uitbetaald worden. Een buitenlandse dienstreis moet minimum tien uur en mag maximum dertig dagen duren:

•  voor een buitenlandse dienstreis van minder dan tien uur, worden dezelfde forfaits toegekend als voor een binnenlandse dienstreis;
• voor een buitenlandse dienstreis van meer dan dertig dagen, maar maximaal vierentwintig maanden, mag een verminderde forfaitaire dagvergoeding worden toegekend die 60 % bedraagt van de dagvergoeding voor een buitenlandse dienstreis van minder dan dertig dagen in hetzelfde land.
• De dagen van vertrek en aankomst gelden elk voor een halve dag.

Let op: de forfaitaire dagvergoeding is bedoeld voor werknemers die normaal gezien hun beroepsactiviteit uitoefenen binnen het bedrijf en geldt niet voor werknemers voor wie reizen naar het buitenland tot de gewone, dagdagelijkse beroepsactiviteit hoort.

Forfaitaire bedragen

De dagvergoeding die belastingvrij toegekend kan worden, wordt forfaitair bepaald. Voor binnenlandse dienstreizen bedragen de maximumvergoedingen evenveel als de dagvergoedingen die de overheid aan haar personeelsleden betaalt. Het forfait hangt af van de duur van de reis en de vraag of de werknemer al dan niet moet overnachten ter plekke:

• dienstreis tussen vijf en acht uur, vergoeding voor ontbijt: 3,82 EUR;
• dienstreis van meer dan acht uur, vergoeding voor middagmaal: 19,22 EUR;
• dienstreis met overnachting waarvoor je niet moet betalen (gratis overnachting bij familie of vrienden), vergoeding voor avondmaal en ontbijt: 23,04 EUR;
• dienstreis met overnachting waarvoor je moet betalen, vergoeding voor overnachting, avondmaal en ontbijt: 43,79 EUR.

Voor buitenlandse dienstreizen hangt het forfait af van het land waar men naar reist. De fiscus stelt elk jaar een lijst op met de bedragen die per land gelden. Voor reizen van meer dan dertig dagen mag zoals gezegd 60 % worden toegepast. Hieronder een lijst met de bedragen die vanaf 2 april 2015 gelden voor enkele van onze belangrijkste handelspartners. Het bedrag tussen haakjes is het forfaitair bedrag voor reizen langer dan dertig dagen. Het forfaitair minimum is sowieso 37,18 EUR per dag.

• China: 83 EUR (50 EUR);
• Duitsland: 93 EUR (56 EUR);
• Frankrijk: 95 EUR (57 EUR);
• Luxemburg: 92 EUR (55 EUR;)
• Nederland: 93 EUR (56 EUR);
• Verenigde Staten: 105 EUR (63 EUR);
• Verenigd Koninkrijk: 101 EUR (61 EUR).

Als de werkgever de hotelrekening terugbetaalt en er in deze rekening bepaalde maaltijden inbegrepen zijn (bv. overnachting inclusief ontbijt), moet de forfaitaire verblijfsvergoeding worden verminderd, al naar gelang wat er in de hotelrekening is begrepen: ontbijt (-15 %), middagmaal (-35 %), avondmaal (-45 %) en kleine uitgaven (- 5%). Als al deze kosten in de hotelrekening zitten, komt dit neer op 100 %, waardoor er geen dagvergoeding meer mag worden uitbetaald.

Aftrekbare kost voor werkgever, niet belast bij werknemer

De werknemer wordt niet belast op de forfaitaire dagvergoeding die hij ontvangt, terwijl ze volledig aftrekbaar blijft als beroepskost bij de werkgever. Als de voorwaarde van de minimumduur (vijf uur) niet wordt gerespecteerd, wordt de forfaitaire dagvergoeding wel als een bezoldiging gezien en als dusdanig belast.

Niet aan het forfait gebonden

Werkgever en werknemer zijn niet gebonden door het forfait. De werkgever kan een hoger bedrag toekennen dan het forfaitaire bedrag. Ook dan kan de vergoeding voor de werknemer nog belastingvrij zijn. Er komt dan wel een extra voorwaarde bij, of beter gezegd op de werkgever komt er een dubbele bewijslast te liggen: hij moet aantonen dat (i) de vergoeding de eigen kosten van de werkgever dekt en (ii) dat de vergoeding ook effectief voor die kosten is gebruikt.